Derecho corporativo

Aspectos Clave de la Guía de Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo para Empresas Competitivas, Productivas y Perdurables

Recientemente la Superintendencia de Sociedades, Confecámaras y la Cámara de Comercio de Bogotá publicaron su nueva “Guía de Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo para Empresas Competitivas, Productivas y Perdurables”, actualizando la “Guía Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia” publicada años antes e introduciendo numerosas novedades, ampliando así importantemente el ámbito de aplicación de la Guía.

A continuación, resumimos los aspectos clave de la Guía, siguiendo la metodología aplicada en la misma, en que se señalan medidas generales a adoptar por las empresas y se formulan recomendaciones específicas para la implementación de dichas medidas.

I. Concepto de Gobierno Corporativo

La Guía empieza ofreciendo una definición del concepto de Gobierno Corporativo, según la cual está conformado por estructuras, principios, políticas y procesos (en su conjunto, buenas prácticas empresariales) para la dirección, administración y supervisión de cualquier empresa, cuyo propósito es mejorar su desempeño, generar valor y garantizar su competitividad, productividad y perdurabilidad. Adicionalmente, el Gobierno Corporativo tiene como objetivo particular facilitar la creación de un ambiente de confianza, transparencia y rendición de cuentas que favorezca las inversiones a largo plazo, la estabilidad financiera y la integridad de los negocios. Todo ello contribuiría a un crecimiento más sólido y al desarrollo de sociedades más inclusivas.

II. Medidas Generales

A. Para el fortalecimiento de una cultura organizacional enfocada a la generación de valor de los grupos de interés (stakeholders)

Lo anterior implica crear una identidad empresarial mediante la definición de un propósito claro y valores organizacionales que orienten los intereses de la empresa, además de contar con una estructura sólida para la toma de decisiones. Así mismo, la empresa debería comprometerse con el cumplimiento de las normas externas e internas, para fortalecer su institucionalidad y su cultura organizacional. Para esto, es conveniente adoptar las siguientes medidas:

1. Debe existir claridad en el ejercicio de los roles de propiedad, dirección y gerencia, los cuales deben operar orientados por un propósito común claramente definido y promover una cultura empresarial de cumplimiento y ética.

a) Deben definirse con claridad el propósito y los valores organizacionales.

b) Se recomienda el establecimiento de instancias diferenciadas para la toma de decisiones en los ámbitos de propiedad, dirección y administración.

2. Se debe promover una cultura de cumplimiento y ética en la Empresa.

a) Es conveniente implementar una cultura de cumplimiento normativo y buenas prácticas y adoptar mecanismos para minimizar los riegos de incumplimiento.

b) Debe promoverse un ambiente ético del que sean responsables los órganos de dirección, administración y control de la empresa.Prácticas inadecuadas en el entorno laboral.

c) Se recomienda adoptar un Código de Ética, que regule por lo menos lo relacionado con:

  1. Corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo.
  2. Respeto por la libre competencia.
  3. Colusión y protección al consumidor.
  4. Manejo de la propiedad intelectual.
  5. Programas de transparencia y ética empresarial.

B. En relación con la propiedad de la Empresa

1. Es conveniente que exista una planificación societaria por parte de los propietarios, que facilite el crecimiento organizado y sostenible de la empresa.

a) Los propietarios deben establecer las reglas específicas sobre sus derechos y la forma de ejercerlos.

b) Deben definirse los eventos en que se requiera de mayorías calificadas, con el fin de proteger a los accionistas minoritarios.

c) Es recomendable que se establezcan mecanismos para proteger los derechos de los propietarios (especialmente los minoritarios) ante escenarios de fusiones o adquisiciones.

d) Es una buena práctica prever que deban existir nuevos acuerdos de gobierno corporativo ante cambios en la estructura de propiedad en el futuro.

2. Deben existir reglas claras que permitan al máximo órgano social tomar decisiones adecuadas, asegurando en todo caso la participación de todos los propietarios y la protección de sus intereses.

a)Se recomienda definir de forma clara las funciones del máximo órgano social.

b) Es importante que existan reglas que faciliten la gestión efectiva del máximo órgano social y la participación de los minoritarios en este, lo que se puede lograr mediante un Reglamento del Máximo Órgano Social.

C. Frente a la Dirección y Estrategia de la Empresa y el Rol de la Junta Directiva

En relación con este asunto, es importante que las empresas establezcan estructuras, procesos, incentivos y controles eficientes para tomar buenas y oportunas decisiones de negocios y crear una cultura empresarial resiliente y orientada a la consecución de resultados. Este rol correspondería a la junta directiva (o al órgano equivalente según la forma societaria), cuyo propósito es operar bajo una perspectiva de mayor objetividad y orientar al equipo gerencial en las decisiones estratégicas y actuar como responsable final para una efectiva arquitectura de control y una adecuada gestión de riesgos.

1. Debe existir un espacio formal, al estilo de una junta directiva, para asegurar el horizonte a largo plazo de la organización (competitividad, productividad y perdurabilidad).

a) Este espacio formal debería estar encargado de definir el direccionamiento estratégico de la empresa, orientar su gestión y articular sus elementos empresariales, financieros y de riesgos.

2. La junta directiva (o equivalente) debe contar con una estructura adecuada para facilitar la toma de decisiones directivas y estratégicas.

a) Se recomienda que la estructura del órgano sea tal que le permita cumplir adecuadamente sus funciones, y debe ajustarse a la estrategia, realidad y condiciones de cada empresa (tamaño, modelo de negocio, nivel de madurez).

3. Se recomienda definir de forma clara las funciones de la junta directiva (u órgano equivalente).

a) Debe tenerse en cuenta que este sería el máximo órgano de dirección, de modo que su principal responsabilidad sería el direccionamiento estratégico de la empresa y el seguimiento del mismo.

4. Es importante que las reglas de operación de la junta directiva (o equivalente) faciliten la acción efectiva del órgano.

a) La junta directiva (o equivalente) debe contar con un reglamento con los acuerdos para su funcionamiento y el acatamiento de sus órdenes, como podría ser el Reglamento de la Junta Directiva.

b) La empresa debería contar con un esquema de compensación competitivo para sus directores, con el fin de incentivar la contribución y desempeño y atraer y retener talento de alto nivel.

c) Se recomienda estructurar una agenda de trabajo enfocada en asuntos estratégicos.

d) Es importante que la empresa entregue información oportuna y de calidad a la junta directiva (o equivalente).

5. La junta directiva debe contar con esquemas de evaluación (de la junta y sus miembros), para promover una cultura de rendición de cuentas y mejoramiento continuo.

a) Es recomendable que exista una evaluación periódica de la gestión de la junta directiva, en relación con el cumplimiento de sus funciones y su contribución a la generación de valor.

D. Respecto de la Gerencia y su interacción con la Junta Directiva

En este aspecto, además de contar con un equipo gerencial con capacidad para conducir operativamente los negocios sociales, es importante que la empresa cuente con instrumentos adecuados que contribuyan a una interacción fluida y eficiente entre los órganos de dirección, administración y control.

1. Se recomienda que el equipo gerencial tenga una estructura apropiada y funciones claras.

a) Deben existir lineamientos para elegir un equipo gerencial adecuado que materialice la estrategia de la empresa y conduzca operativamente los negocios.

b) Es importante que haya una evaluación periódica por parte del equipo gerencial de su gestión, para implementar en la organización una cultura de trabajo en equipo, de seguimiento y de alto desempeño.

c) Se recomienda que la empresa implemente incentivos para el equipo gerencial, que lo motiven a alcanzar objetivos y generar valor para la empresa.

2. Deben implementarse instrumentos que permitan fijar los objetivos de la empresa, alinear las instancias de gobierno en torno a estos y controlar la consecución de las metas, asegurando decisiones armónicas entre la gerencia y la junta directiva (o equivalente).

a) El equipo gerencial y la junta directiva deben revisar periódicamente el modelo de negocio, para garantizar la capacidad de adaptación de la empresa.

b) La gerencia y la junta directiva deben definir un plan estratégico (objetivos a mediano y largo plazo) y hacerle seguimiento a su cumplimiento.

c) Es recomendable que existan indicadores de desempeño para el control de la gestión.

d) La gerencia y junta directiva deben tomar decisiones oportunas de ajuste y rectificación cuando identifiquen brechas en el cumplimiento de los indicadores clave de desempeño.

e) Se recomienda que exista un presupuesto anual de la empresa, que sea aprobado por la junta directiva, y hacerle seguimiento a su ejecución periódicamente.

E. Sobre la revelación de información, la rendición de cuentas y la transparencia

La transparencia de la empresa implica contar con mecanismos de interacción efectiva entre esta y sus grupos de interés. Adicionalmente, las exigencias de divulgación de información deben reconocer las realidades de cada empresa y no pueden ser una carga administrativa y económica excesiva para estas, ni tampoco ponerlas en situación de revelar datos que puedan poner en peligro su competitividad.

1. Debe existir una comunicación efectiva entre la empresa y sus grupos de interés, para generar una relación de confianza y facilitar el desarrollo de sus negocios.

a) Se recomienda establecer estrategias desde las instancias de dirección y control de la empresa para asegurar su capacidad de gestión de la información.

b) Es importante categorizar los grupos de interés (stakeholders) de la empresa para definir estrategias específicas de relacionamiento y revelación de información respecto de cada uno.

c)Se deben definir reglas, mecanismos y responsables para el relacionamiento y la entrega de información a grupos de interés, lo que puede hacerse mediante una política de revelación de información.

2. La empresa debe implementar mecanismos efectivos de rendición de cuentas.

a) Deben existir mecanismos formales de rendición de cuentas, para fortalecer el trabajo en equipo, la confianza con los grupos de interés, y el apropiado gobierno corporativo.

b) Se recomienda complementar el informe anual de gestión con contenido adicional sobre la situación de la organización.

c) Sería conveniente presentar un informe anual sobre la evolución del sistema de gobierno corporativo de la empresa.

F. En relación con la arquitectura de control y administración de riesgos de la empresa

El objetivo principal de la arquitectura de control es orientar los esfuerzos en la empresa hacia la consecución de los objetivos organizacionales y financieros, garantizar un nivel de aseguramiento razonable para optimizar sus recursos y operaciones, maximizar, preservar y proteger sus activos, y gestionar sus riesgos, para disminuir las posibilidades de fraude, error o pérdida en general.

1. Debe tenerse en cuenta que la efectividad de la arquitectura de control en la empresa se fundamenta en la gestión basada en el cumplimiento, el autocontrol y el buen gobierno en ámbitos de propiedad, dirección y administración.

a) Se recomienda implementar un sistema de control fundamentado en el principio de autocontrol y en la integración de todos los actores para fortalecer una cultura de cumplimiento al interior de la empresa.

2. Es importante que la empresa cuente con mecanismos para gestionar debidamente los riesgos, de modo que esté capacitada para enfrentar un entorno dinámico y cambiante.

a) La empresa debe contar con procesos y responsables claros en la gestión de riesgos, lo que puede establecerse en una política de gestión de riesgos aprobada por la junta directiva (o el órgano equivalente).

b) Se recomienda que la empresa identifique los riesgos a que está expuesta periódicamente, con el fin de mapearlos integralmente.

c) Es conveniente que la empresa cuente con un plan de contingencia y continuidad del negocio, incluyendo gestión de crisis. La importancia de este punto quedó en evidencia en la actual crisis generada por el Covid-19.

3. La arquitectura de control de la empresa debe estar alineada con su modelo de negocio, su estructura y tamaño y los riesgos identificados, de modo que sea efectiva y no burocrática.

a) Es recomendable que exista una interacción fluida, oportuna y efectiva entre la gerencia y la junta directiva (o el órgano equivalente) en materia de control de riesgos.

b) La empresa debe contar con mecanismos para informar oportunamente a los tomadores de decisión (órganos de administración y dirección) sobre hallazgos y medidas de control.

c) Se recomienda crear un comité de auditoría para apoyar a la junta directiva, si la naturaleza y el tamaño de la empresa lo justifican.

d) Es importante que existan mecanismos de verificación del sistema de control interno para su constante mejora y fortalecimiento.

e) Debe definirse si es necesario contar con un tercero externo, profesional e independiente, para generar confianza sobre la información financiera (auditoría o revisoría fiscal).

f) Si se cuenta con auditoría externa, es importante garantizar su independencia y estabilidad, para que sea efectiva.

G. Respecto de la Sostenibilidad

La Guía adopta una definición de sostenibilidad según la cual es “aquel desarrollo que satisface las necesidades de las generaciones presentes sin comprometer las posibilidades de las generaciones futuras de atender sus propias necesidades”. Según la Guía, existe una relación positiva entre un buen desempeño empresarial y la implementación de temas relevantes de sostenibilidad, y los riesgos en el largo plazo en materia de sostenibilidad son factores críticos para el éxito futuro de los negocios.

1. La empresa debe contar con propósitos y objetivos de sostenibilidad, concretados en una política.

a) Se recomienda definir propósitos, objetivos, políticas y estrategias de sostenibilidad.

b) La empresa debe contar con mecanismos para el seguimiento y materialización de la política y las estrategias de sostenibilidad, concretado en una política de sostenibilidad aprobada por la junta directiva (o el órgano equivalente).

c) Debe implementarse mecanismos para mantener comunicación con los diferentes grupos de interés de la empresa sobre el enfoque de sostenibilidad y sus resultados.

2. Se recomienda desarrollar actividades en la dimensiones económica, social y ambiental, para adoptar compromisos de sostenibilidad en esos frentes.

a) La empresa debe garantizar la protección de los Derechos Humanos y gestionar los riesgos asociados a su posible afectación derivada de su actividad.

b) Es importante que la empresa asuma un compromiso con la equidad de género efectiva.

c) Se recomienda identificar el impacto ambiental de la empresa y tomar acciones concretas para reducirlo y mitigarlo.

III. Capítulos Especiales

Además de las medidas generales, aplicables en principio a todas las empresas, la Guía contiene algunas recomendaciones particulares para empresas con determinadas características especiales, resumidas a continuación:

A. Gobierno Corporativo en Empresas de Familia

1. Es recomendable regular por escrito los aspectos fundamentales de las relaciones entre la familia, los propietarios y la empresa, lo que puede hacerse a través de un Protocolo de Familia.

2. Se deben adoptar reglas para la protección patrimonial de la empresa y la familia.

3. Es importante que exista un espacio formal para promover la unidad familiar, fomentar buenas relaciones entre sus miembros y lograr una separación de los ámbitos de discusión de la familia y la empresa.

4. Se recomienda contar con una junta directiva (u órgano equivalente) que cuente con miembros independientes.

5. Debe adoptarse una política referente a los miembros de la familia que se vinculen contractual y laboralmente con la empresa.

6. Es crucial evitar desincentivar a los empleados que no son miembros de la familia, lo que se puede lograr estableciendo una Política de Empleo.

7. Se recomienda que exista un plan de transición generacional para mitigar riesgos en caso de ausencia o cambios de miembros clave de la gerencia que son miembros de la familia.

B. Gobierno Corporativo en Empresas Sin Ánimo de Lucro

1. La empresa debe contar con mecanismos para incentivar la participación de sus asociados.

2. La junta directiva (o el órgano equivalente) debe velar porque la misión y objetivos de la entidad se cumplan.

3. Se recomienda que el proceso de designación de miembros de junta directiva (o el órgano equivalente) sea transparente, inclusivo y con capacidad de renovación.

4. Deben implementarse mecanismos efectivos de transparencia y rendición de cuentas.

5. Es importante que la empresa promueva una cultura de adecuada y oportuna gestión de conflictos de intereses, lo que se facilitaría mediante la adopción de un Código de Ética.

6. Si la empresa tiene características de conglomerado, se recomienda que adopte un sistema de gobierno integrado.

C. Gobierno Corporativo en Emprendimientos o Startups

1. Es crucial que exista un acuerdo entre los socios que regule sus relaciones y la organización de la empresa.

a) Dicho acuerdo de socios debe incluir disposiciones sobre: (i) la protección y organización de la empresa; (ii) la entrada y salida de socios; y (iii) los derechos económicos de los asociados.

2. La empresa debe promover una cultura de ética, desempeño sostenible y trabajo en equipo, con vocación de innovación, para garantizar su perdurabilidad.

3. Se recomienda que la empresa constituya una instancia colegiada de gerencia, para hacer seguimiento a la operación y adecuar ágilmente su estrategia. Esta instancia no sustituiría la junta directiva (o equivalente).

4. Es importante que exista un plan de transición para el ejecutivo principal y el equipo de gerencia.

5. Si existe junta directiva (o equivalente), debe balancearse en la misma la representación de los fundadores, los inversionistas externos y miembros independientes.

Nuestro equipo de Derecho Corporativo tiene amplia experiencia en asuntos de gobierno corporativo en empresas de distintas características, tamaños e industrias, y sería para nosotros un gusto apoyar a su empresa en la implementación de las políticas y los mecanismos recomendados por la Guía.

Si requiere una asesoría más detallada en estos asuntos, no dude en contactarnos.

Este documento es un resumen de los aspectos más relevantes de la “Guía de Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo para Empresas Competitivas, Productivas y Perdurables” publicado por la Superintendencia de Sociedades, Confecámaras y la Cámara de Comercio de Bogotá. No contiene opiniones, apreciaciones, valoraciones, comentarios o recomendaciones de la Firma con respecto a la Guía.

Por admin, 15 de enero de 2021